Решение ABBYY помогло «Леруа Мерлен» сократить расходы на обработку финансовых документов

В сети гипермаркетов «Леруа Мерлен» используют технологии ABBYY, чтобы сократить затраты на обработку входящей финансовой документации. Теперь сотрудники тратят на 40% меньше времени на обработку и поиск документов.

«Леруа Мерлен» – одна из самых быстроразвивающихся торговых сетей в своей отрасли. Рост бизнеса влечет за собой увеличение потока входящей финансовой документации от контрагентов, которых у компании больше 2000. Раньше сотрудники вручную обрабатывали, систематизировали и архивировали входящие финансовые документы. Из-за этого подготовка к налоговым проверкам и аудитам, а также поиск документов отнимали много времени и ресурсов. Часто документы терялись, а доступ к ним был запутан и неудобен.

Чтобы оптимизировать работу с документами, руководство «Леруа Мерлен» решило внедрить электронный архив входящей финансовой документации. Для этого пригласили компанию Avis Expert. Специалисты Avis Exрert предложили интеграционное решение, объединяющее три системы: решение ABBYY для потокового ввода и распознавания документов, ERP-система Oracle Enterprise Business Suite для управления ресурсами организации, система электронного документооборота DIRECTUM для хранения и поиска документов.

Решение призвано упростить документооборот в территориально-распределенных компаниях, которые работают с большим количеством контрагентов. Сначала его внедрили в центральный офис «Леруа Мерлен» в Москве, затем начали тиражировать на магазины сети. Первый гипермаркет, на котором было опробовано решение, находится в Красногорске (Московская область).

В рамках проекта была автоматизирована обработка разных видов входящей финансовой документации: счетов-фактур, универсальных передаточных документов, товарных накладных, актов передачи прав, справок о стоимости выполненных работ и затрат, грузовых таможенных деклараций, бланков приемки. Создана единая электронная база входящих финансовых документов.

«Благодаря внедренному электронному архиву значительно сократилось время на поиск и работу с документами. Все отделы, задействованные в процессе организации финансового документооборота, получили удобный инструмент систематизации, хранения, отслеживания и управления документами», – Айрат Габидуллин, руководитель организационных проектов ООО «Леруа Мерлен Восток».

В планах компании – тиражировать решение на все магазины сети.